Comment utiliser plusieurs modèles de documents dans IABAKO ?

Concrètement, une entreprise qui vend en France et à l’export peut configurer deux modèles de factures distincts : l’un en français avec TVA normale, l’autre en anglais avec TVA à 0 % et la mention réglementaire associée. Chaque modèle produit un document cohérent sans aucune retouche manuelle à chaque fois.

Accéder aux modèles de documents

1. Cliquez sur votre Profil en haut à droite.
2. Sélectionnez Modèles de documents.
3. Choisissez l’onglet correspondant au type de document : facture, devis, commande de vente, livraison ou commande fournisseur.
4. Cliquez sur Configurer plusieurs modèles de documents.

Créer et personnaliser un modèle

1. Nommez le modèle de façon explicite, par exemple « Client étranger – anglais ».
2. Choisissez la langue du document : français, anglais ou espagnol.
3. Sélectionnez un design : en bloc (compact) ou avec photo.
4. Définissez la couleur des en-têtes, la taille de la page, l’emplacement et la taille du logo.
5. Ajoutez votre logo et cochez l’option pour l’afficher sur toutes les pages si nécessaire.
6. Dans la partie expéditeur, complétez les informations reprises depuis vos paramètres : numéro de TVA, mentions utiles.
7. Dans la partie destinataire, ajoutez le téléphone et l’email si vous souhaitez les faire apparaître.
8. Configurez le tableau produits/services : renommez les libellés, affichez ou masquez la colonne code produit, la colonne TVA, les montants hors taxes, la devise et le taux de change.
9. Si vous travaillez avec des clients soumis à TVA à 0 %, ajoutez la mention spécifique prévue à cet effet.
10. Ajoutez les éléments optionnels utiles : QR code d’accès au portail client, signature expéditeur, bloc de signature client, logos ou labels supplémentaires.
11. Renseignez les conditions de paiement, les coordonnées bancaires et la note de pied de page.
12. Cliquez sur Sauvegarder.

Vous pouvez répliquer la même configuration pour les devis, commandes de vente, livraisons et commandes fournisseurs. Si vous ne souhaitez pas tout recréer depuis zéro, partez du modèle facture existant et appliquez-le aux autres types de documents. C’est le raccourci que la plupart des utilisateurs utilisent dès qu’ils ont plus d’un modèle à gérer.

Choisir le modèle au moment de créer un document

1. Créez ou ouvrez votre document (facture, devis, etc.).
2. Au moment de la validation ou de la génération du PDF, une fenêtre s’affiche.
3. Sélectionnez le modèle souhaité dans la liste proposée.
4. Le document est généré avec le design, la langue et les paramètres du modèle choisi.

Ce qu’il faut savoir

• Trois langues sont disponibles : français, anglais et espagnol. Le multi-langue est inclus dans l’abonnement PRO et Enterprise.
• Un modèle principal existe par défaut pour chaque type de document. Les modèles supplémentaires s’y ajoutent sans le remplacer.
• Chaque modèle peut avoir son propre logo, sa propre image, ses propres couleurs et ses propres conditions de paiement : ils sont totalement indépendants les uns des autres.
• L’option d’affichage du bandeau « payé » et du QR code est configurable modèle par modèle.
• La mention « Powered by IABAKO » en pied de page peut être masquée selon votre préférence.
• Le choix du modèle se fait document par document, au moment de la génération du PDF ou de la validation : aucun modèle n’est affecté automatiquement à un client.