Comment signer électroniquement devis, factures et commandes ?

Activer la signature depuis le portail client

Cette option permet à vos clients d’accepter et de signer eux-mêmes leurs documents, directement depuis leur espace en ligne. Elle est réservée à l’abonnement Enterprise.

1. Cliquez sur votre menu Profil en haut à droite.
2. Sélectionnez Portail client, puis Paramètres.
3. Faites défiler jusqu’à la section Acceptation et signature client.
4. Activez le toggle correspondant aux documents souhaités : Devis, Commandes, Livraisons, Ventes/Factures.

Une fois activé, vos clients reçoivent un accès à leur portail et peuvent signer en quelques clics, sans avoir à imprimer ni renvoyer quoi que ce soit. C’est le réglage que la plupart des équipes commerciales gardent activé en permanence.

Signer un bon de livraison depuis l’application mobile

Pour signer sur place, à la remise des marchandises, l’application mobile fait le travail. Elle est disponible sur iOS et Android.

1. Ouvrez l’application et rendez-vous dans le module Bons de livraison.
2. Sélectionnez la livraison concernée, puis appuyez sur l’icône +.
3. Choisissez Signer PDF.
4. Indiquez si c’est vous qui signez ou un représentant du client. Dans le second cas, saisissez ses informations avant de passer à la signature.
5. Signez avec le doigt dans la zone prévue. En cas d’erreur, effacez et recommencez.
6. Validez la signature.

Le système enregistre automatiquement la signature, la date, la localisation et les données techniques garantissant l’intégrité du document. Une fois signé, le PDF est disponible en téléchargement, et le bon de livraison apparaît avec une icône dédiée dans votre liste.

Ce qu’il faut savoir

• La signature via le portail client est réservée à l’abonnement Enterprise. Elle n’est pas disponible sur les abonnements Starter ou PRO.
• Une fois un document signé, toute modification invalide automatiquement la signature. Le document signé est figé.
• La signature numérique est conforme aux standards européens : elle a une valeur légale et assure une traçabilité complète.
• Les deux méthodes, portail client et application mobile, sont complémentaires. Le portail convient aux signatures à distance, l’application à la signature en présence du client.
• Les bons de livraison signés sont identifiables via une icône spécifique dans la liste : utile pour suivre ce qui a été validé et ce qui reste en attente.