Comment facturer un acompte puis le solde depuis un devis ?

Depuis un devis IABAKO, vous pouvez générer une facture d’acompte, puis la facture de solde sans ressaisir aucune information. Le devis fait le lien entre les deux documents et conserve la trace de chaque règlement. C’est utile, par exemple, quand vous demandez 30 % à la commande avant d’acheter la matière, puis le reste à la livraison.

Étape 1 : créer le devis et y ajouter une demande d’acompte

1. Allez dans le menu Ventes, cliquez sur Devis, puis sur Ajouter un devis.
2. Renseignez la date du devis et la date d’expiration. IABAKO vous alertera si le devis expire sans réponse du client.
3. Sélectionnez le client, ajoutez les produits ou services et indiquez les quantités.
4. En bas du devis, associez une demande d’acompte : indiquez le montant ou le pourcentage souhaité.
5. Téléchargez le devis en PDF ou envoyez-le directement au client depuis IABAKO.

Étape 2 : transformer le devis en facture d’acompte

1. Une fois le devis accepté par le client, ouvrez-le et cliquez sur Transformer.
2. Choisissez l’option avec acompte dans l’étape Règlement (étape 3 de la facture).
3. Vérifiez les informations, puis validez la facture d’acompte. Elle reste liée au devis d’origine.

Étape 3 : enregistrer le paiement de l’acompte

1. Ouvrez la facture d’acompte depuis la facture globale ou depuis le devis.
2. Allez dans l’onglet Règlements.
3. Dans la section Échéances en attente, cliquez sur la flèche verte pour enregistrer le paiement reçu.
4. Renseignez la date et le moyen de paiement, puis sauvegardez.

Le statut de la facture d’acompte passe à Payé et l’indicateur d’impayé disparaît. Beaucoup d’utilisateurs oublient cette étape : le montant est bien déduit du solde, mais la facture d’acompte reste marquée comme impayée tant que ce règlement n’est pas enregistré manuellement.

Étape 4 : générer la facture de solde

1. Rouvrez le devis d’origine.
2. En bas de la fiche, vous voyez la liste des factures d’acompte associées.
3. Cliquez sur Associer facture du SOLDE.
4. IABAKO crée automatiquement la facture complémentaire en déduisant l’acompte déjà versé.
5. Vérifiez les informations, validez et envoyez la facture de solde au client.

Ce qu’il faut savoir

• La facture d’acompte et la facture de solde sont deux documents distincts, chacun avec son propre suivi de paiement.
• Tant que le règlement de l’acompte n’est pas enregistré manuellement dans l’onglet Règlements, un indicateur d’impayé reste visible, même si le montant est bien déduit du solde.
• Le devis doit rester ouvert (non annulé) pour que le lien vers la facture de solde soit disponible.
• Vous pouvez consulter le devis associé à tout moment depuis la facture, en haut à droite de la fiche.
• L’onglet Conversation de la facture conserve la trace des envois et des réceptions par le client.