Comment envoyer les factures et vérifier l’envoi des devis ?

Envoyer une facture à un client

Depuis n’importe quelle facture, cliquez sur l’icône en forme d’enveloppe, à gauche du document. L’envoi se fait à ce moment-là, manuellement. Il n’est pas possible, pour l’instant, de programmer un envoi automatique à la validation ou à une date précise.

Avant d’envoyer, vous pouvez personnaliser le modèle d’email utilisé pour les factures. Ce réglage évite de réécrire le corps du message à chaque envoi. C’est un détail que beaucoup d’utilisateurs oublient de configurer au départ, alors qu’il fait gagner du temps à chaque facture.

Une amélioration permettant de programmer l’envoi automatique est prévue dans une prochaine version d’IABAKO.

Vérifier si un devis a été envoyé

Rendez-vous dans le menu Conversations. Depuis cet écran :

1. Cliquez sur Plus de filtres.
2. Cochez la case Envoi des devis.

Vous accédez alors à l’historique complet des devis envoyés par email, document par document. Pratique pour confirmer qu’un client a bien reçu son devis avant de le relancer.

Ce que le menu Conversations centralise

Le menu Conversations ne se limite pas aux devis. En jouant sur les filtres, vous pouvez aussi consulter :

• les envois de factures,
• les commandes de vente,
• les livraisons,
• les relances, qu’elles soient manuelles ou automatiques.

Tout l’historique des communications avec vos clients est au même endroit, sans avoir à ouvrir chaque document un par un.

Ce qu’il faut savoir

• L’envoi automatique des factures n’est pas encore disponible : chaque facture doit être envoyée manuellement via l’icône enveloppe.
• Vous pouvez configurer un modèle d’email pour les factures afin de ne pas repartir d’une page blanche à chaque envoi.
• Le menu Conversations enregistre les envois passés : si vous ne trouvez pas trace d’un envoi, c’est que le document n’a probablement pas encore été transmis.
• Les filtres du menu Conversations s’appliquent aussi aux relances automatiques, ce qui permet de distinguer les relances déjà parties de celles en attente.