Comment gérer les numéros de lot et les DLC/DLUO sur mes produits ?

Un artisan qui fabrique des confitures ou un distributeur de compotes travaille souvent avec des lots distincts, chacun avec sa date limite. Sans suivi par lot, une erreur de livraison peut passer inaperçue. Avec IABAKO, vous sélectionnez le bon lot au moment de préparer la livraison, et les informations apparaissent automatiquement sur le document.

Activer la gestion des lots sur un produit

1. Ouvrez la fiche produit concerné.
2. Cliquez sur l’onglet Stock.
3. Vérifiez que la gestion de stock est bien activée (bouton vert).
4. Cochez Ce produit est stocké/vendu par lots.
5. Cliquez sur Ajouter un nouveau lot.

Renseigner les informations d’un lot

1. Saisissez la référence du lot.
2. Ajoutez une description supplémentaire si nécessaire, puis cochez la case pour l’inclure dans la description du produit.
3. Renseignez la date DLC (Date Limite de Consommation) ou DLUO/DDM (Date de Durabilité Minimale) selon le type de produit, avec la mention correspondante.
4. Cochez la case Inclure dans la description pour que la date apparaisse sur vos documents clients.
5. Indiquez la quantité disponible pour ce lot, par exemple 50 unités.
6. Répétez l’opération pour chaque lot supplémentaire en cliquant de nouveau sur Ajouter un nouveau lot.
7. Enregistrez la fiche produit.

Vous pouvez aussi rendre un lot indisponible à la vente sans le supprimer, via le bouton dédié sur chaque lot. Pratique si vous attendez un résultat de contrôle qualité avant de mettre en vente.

Utiliser les lots sur un bon de livraison ou une commande

1. Créez votre document (livraison, commande client).
2. Sélectionnez le client et renseignez les informations habituelles.
3. Ajoutez le produit géré par lots : IABAKO affiche automatiquement les lots disponibles.
4. Sélectionnez le lot souhaité. Sa référence et sa date de péremption apparaissent dans la description.
5. Saisissez la quantité à livrer, par exemple 30 unités, puis validez le document.

Le PDF généré reprend les informations du lot. Le stock est mis à jour en conséquence : dans l’exemple ci-dessus, 30 unités sortent du lot sélectionné.

Désactiver un lot en rupture automatiquement

1. Ouvrez la fiche produit, onglet Stock.
2. Cochez Désactiver ce lot automatiquement quand il est en rupture de stock.

Dès que le lot atteint zéro unité, il ne sera plus proposé lors de la sélection du produit sur un document. Le lot reste visible dans la liste de la fiche produit : supprimez-le manuellement si vous n’en avez plus besoin.

Suivre et analyser vos lots

• Recherchez un produit par numéro de lot via la barre de recherche dans le module Produits ou dans la Gestion des stocks.
• Consultez les mouvements de stock par lot dans le module Gestion des stocks pour voir chaque entrée et sortie.
• Générez un rapport dans le module Rapports et activez le filtrage par numéro de lot pour analyser les ventes lot par lot.

Ce qu’il faut savoir

• La gestion des lots nécessite que la gestion de stock soit activée sur le produit. Sans le bouton vert, l’option n’apparaît pas.
• Un lot désactivé pour rupture de stock n’est pas supprimé automatiquement : il reste dans la liste et doit être supprimé manuellement si besoin.
• Les dates DLC et DLUO/DDM sont deux champs distincts : renseignez celui qui correspond au type de produit, les deux ne sont pas obligatoirement remplis en même temps.
• L’affichage des informations de lot sur les documents (référence, date, description) est optionnel : chaque élément se coche indépendamment.
• Un même produit peut avoir plusieurs lots actifs simultanément, avec des quantités et des dates différentes.